廣泛性。會(huì)展接待的對(duì)象十分廣泛。以一次具體的會(huì)議或展覽活動(dòng)來(lái)看，接待對(duì)象不僅有正式成員(正式會(huì)員)和列席成員(非正式會(huì)員)，還有特邀的嘉賓，甚至還有參加對(duì)象的隨行人員、前來(lái)采訪的記者和其他旁聽(tīng)者；不僅有本單位的***和群眾，還可能有上級(jí)機(jī)兼和主管部門的***。國(guó)際性會(huì)展活動(dòng)的接待對(duì)象更為廣泛，不同***和地區(qū)、不同民族、不同信仰和文化禮俗、不同意識(shí)形態(tài)的參加者聚集在一起，既要照顧大多數(shù)，又要考慮少數(shù)人的特殊性，還要協(xié)調(diào)各種關(guān)系，會(huì)展設(shè)備租賃，這是對(duì)現(xiàn)代會(huì)展接待工作的重要考驗(yàn)。主辦方應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的***行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，主辦方可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，展會(huì)物料制作，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引***、擴(kuò)大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，會(huì)展接待工作不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待負(fù)責(zé)人員對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給參展與會(huì)客商留下終生的印象。所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。

所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。展覽服務(wù)，又稱會(huì)議及展覽服務(wù)（會(huì)展服務(wù)、展會(huì)服務(wù)等），展會(huì)，是指為商品流通、促銷、展示、經(jīng)貿(mào)洽談、民間交流、企業(yè)溝通、國(guó)際往來(lái)等舉辦的展覽和會(huì)議。禮儀性?，F(xiàn)代會(huì)展接待，特別是國(guó)際性會(huì)展接待，要非常注重禮儀和禮節(jié)。通過(guò)接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，還可以對(duì)外樹(shù)立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會(huì)給上級(jí)***和來(lái)賓留下深刻的印象，而且無(wú)形中會(huì)為企業(yè)帶來(lái)商機(jī)，帶來(lái)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。主辦方要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，利用每一次接待機(jī)會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的度和影響力。因此，會(huì)展接待人員一定要掌握對(duì)內(nèi)和對(duì)外接待的基本知識(shí)和方法，熟悉各種國(guó)際禮儀和禮節(jié)，展覽搭建公司，接待方式符合國(guó)際慣例，接待人員的言談舉止符合一定的禮節(jié)。

為會(huì)展活動(dòng)提供保障。規(guī)模較大或者會(huì)期較長(zhǎng)、需要住宿的會(huì)展活動(dòng)都離不開(kāi)接待工作。會(huì)展接待通過(guò)妥善、周到、細(xì)心的安排，給參加對(duì)象提供各種方便，解除他們的使他們事事稱心、處處放心，全身心地投入會(huì)展活動(dòng)，從而保障會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行，提高會(huì)展活動(dòng)的效率，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。0成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的會(huì)展策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源進(jìn)行整合的過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。從會(huì)展策劃系統(tǒng)看，一般而言，會(huì)展策劃系統(tǒng)包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。

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