對于工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的身份標識，用于身份辨識與查閱權限操作等。
2.準確的***檢索
在***的RFID技術基礎上，配合***的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現快速準確的***。從而實現有效的檔案檢索、提高，存取檔案的可管理性，提高工作效率。
3.檔案的快速盤點
檔案管理系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。盤點過程不需要打檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
4.一體化聯(lián)動
系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，從而使得這些***的系統(tǒng)互相配合工作，實現化的功能應用。
制定標準化檔案管理工作規(guī)則
目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同，大學智慧檔案室建設方案，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導致檔案資源利用率不高，大學智慧檔案室價格，制約了檔案數字化建設的發(fā)展。有的單位在***使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標準和檔案管理業(yè)務規(guī)范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。
是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、儲存技術的發(fā)展而產生的一種新型的檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式儲存，網絡化的形式鏈接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成了一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
縮微膠片檔案數字化
將載體為縮微膠片的檔案進行數字化的過程，是檔案數字化的重要組成部分
縮微膠片檔案數字化技術
利用縮微上的影像掃描儀以及相應的軟件，將縮微膠片上的影像轉換為儲存在其他載體并被計算機識別的數字圖像的處理過程
使用縮微膠片掃描儀，大學智慧檔案室，將檔案縮微品的縮微影像轉換成數字圖像文件，建立縮微膠片檔案數字檔案資源庫。
縮微膠片掃描儀是檔案縮微品數字化的主要設備，性能較低的縮微膠片掃描儀，容易發(fā)生縮微影像***不準或清晰度不夠等問題，甚至有可能損壞檔案縮微品。因此在數字化的過程中，大學智慧檔案室公司，為了保護檔案縮微品、提高圖像質量，應質量使用性能較高的縮微膠片掃描儀。如柯尼卡美能達MS7000.
柯尼卡美能達MS7000.能瞬間把縮微膠片數字化或掃描至計算機，并可在屏幕上觀看圖像，可掃描出200， 300， 400， 600 和800dpi 的圖像，其光學解像度高達600dpi。除了高質量掃描外，用戶可將數據用于網頁制作、電子郵件、傳真，或用于互聯(lián)網，適用于檔案館、圖書館、建筑業(yè)、***、***機構或其它行業(yè)，是您縮微影像數字化的理想方案。
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